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手帳を使ったToDO管理

2013/01/21 : Topic

のんびりしていた年末年始が嘘のように忙しい毎日です。

仕事でも複数の案件を掛け持ちつつ、家庭、バンド、その他の活動などやることが多いので、ちゃんと自分のやるべきことを管理してないといけないのですが、多数のタスクを常に頭で覚えておくのは限界があるので、自分は全て何かに書き出すことにしています。

ToDO管理アプリとかもいろいろ試してみましたが、やっぱり手帳が一番でした。
タスクを細分化し、一日単位でその日にやるべきタスクを割り振っておくようにして、ほぼ日手帳の上部のタスクリストの欄に記載しています。
デフォルトでは5個しかタスクの枠がないので、そこは追加しながら。

「ものを書く」という動作は脳を刺激するとかいいますが、何かを書いていると次から次へと派生するタスクを思いつくので、自分の抱えているタスクを整理するのにも良いです。

ToDOは手帳で管理

以下、自分ルール。

  • 1日単位でToDOを割り当てる
  • その日だけではなく、1週間後くらいまで見越してToDOを割り振っていく
  • 出来たものはチェック
  • 出来なかったものはチェック欄を■のように塗りつぶし、翌日以降に持ち越し
  • 1日で完了しないような大きなタスク(例:「年賀状作り」)なんかは「住所録整理」「写真選定」などと細分化して、日ごとに割り振る
  • すぐに実行できない大きなプランは手帳のマンスリーページに記載しておき、その月が来たらタスクを細分化してToDO化する(例:ライブイベントの企画など)
  • 優先度の高いものはチェック欄を赤でマーキングし、優先的に取り組む
  • 手帳を持ち歩いていないときに発生したToDOはスマホのメモアプリや、会社のメルアドにメールする。後で手帳に転記する
  • 即時返信できないメールとかも同様にToDOとして記載
    (メールの未読管理やフラグを活用していた時期もあったけど、優先度とかの管理が面倒なので)


自分ルールがいろいろ細かいようですが、要は手帳を「自分の秘書」かつ「第二の頭脳」としてうまく利用できないかと考えた結果。時々例外もありますが、その辺は結構アバウトです。

こんな感じで「やらなきゃいけないこと」を書き留めておくと、頭の中で「あー、あれやらなきゃ!」と考えておくことが不要になります。
この結果、頭の使い道を「思考」や「アイデア」に集中できるので、全体的に作業の効率やクオリティが上がってるんじゃないかなー、と思います。


ちゃんと検証してませんが、そこそこ効果はあるんじゃないかと。


いわゆるGTD(Getting Things Done)的な考えを追及していたこともありましたが、あまりプロセスに拘りすぎるのもあれなんで、自分にあったやり方を試行錯誤した結果こんな方法に落ち着きました。

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小学校に入学して毎日のタスクの多い息子にもToDO管理ボードを導入。

先日より導入された、息子のToDO管理ボード

いまのところ上手く活用されているみたいです。


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Update 2014/03/20

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sakura