「なぜか、仕事が速い人」の時間管理術 (アスキー新書 028) (アスキー新書)

760円

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同じ仕事をしているのに残業に追われる人、定時に帰れる人。この決定的な違いは何?タイムマネジメントの達人が効率的に仕事を進める裏ワザを伝授。本書のスキルを身につけて、「タイム・イズ・ライフ」、ゆとりある人生を実現しよう。

自分のような企業の情報システム部門の人間、つまりいわゆる「社内SE」という職種は、特定のプロジェクトに専念するのではなく、運用中の複数のシステムのメンテナンス・サポート・トラブル対応を日々こなしつつ、新しいプロジェクトにも参加するという働き方をする人が主流だと思います。
ということで複数案件をいかに優先付けて管理し、仕事をすすめていくかが業務のキモになるかと。
この仕事の進め方には人それぞれにあったやり方があるかと思いますが、自分の方法がまだ確立していない人や、確立したとしてもいまいちうまくいっていない人には参考になる一冊。
特に「プライムタイム」についての考え方や、15分単位でできる作業を用意しておく、などの内容については納得することしかり。
実は昨年までは会社のOutlookの「予定（カレンダー）」及び「仕事（タスク）」を中心に作業管理をしていたのですが、やっぱり紙の手帳の方が使いやすい！ということで今年から能率ダイアリーのB5版の使用をはじめました。

2009年 能率ダイアリー B5 週間タイプ

2,268円

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会社で使っているノートPCがB5サイズなので、会議などの際に一緒に持ち歩くのに便利なサイズ。
実際にはこんな感じで使ってます。

予定欄にはスケジュールとその日毎のToDOリスト、右側のメモ欄にはミーティングのメモや現在進行中の案件についての情報を書き込んだりしており、進行中の案件は後で参照できるように付箋を貼ったりしています。ただし、メモ欄は1週間に1ページなので、長々とメモする必要がある場合は巻末のノートに書いたり、PCでテキストで打ち込んだりしており、常に心に留めておく必要がある内容や、誰かにフィードバックしなければいけない内容を記載するようにしています。また、付箋は予定の定まっていない案件についてのメモなどにも使ってます。
デジタルツールと違い、手を動かして文字を書くことで、脳が活性化されるのかいろんなアイデアが出てくるようになってきた気が。
あとデジタル情報と違い、複数の情報が一つのページに書かれているので、今週の予定や仕事などを俯瞰して見回すことで、予定を立てたり優先度をつけたりする作業がやりやすくなりました。
あとはノートPCと違って、うっかり電源コードを忘れたときにバッテリーの残量に気を使わなくて良いのも良いです（笑）。
こういった手帳の活用方法には、日本能率協会の手帳活用術のページも参考になりました。付箋を使うというアイデアもここからヒントをもらいました。
ちなみにスケジュール管理はアドエスと会社のOutlookを同期してプライベートとビジネスの予定を一括管理している他に、一週間ごとに次週の予定を能率ダイアリーに記載。会議予定などの場合は、その会議で話すべきトピックなどについても記載しておきます。この本にもありましたが、こうすることで意識の外に追いやられてしまった予定を思い出すことが出来、週の終わりに次の週の予定を復習し、週明けでもすんなりと仕事をはじめられるようになります。
所謂ホワイトカラーな人たちにとって、仕事はやり方次第で効率が大きくされるもの。出来ることなら最小限の時間で大きな結果を出したいものなので、今後も自分なりの時間管理＆手帳活用術に取り組んで行きたいと思います。